In diesem Video wird dir die Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] vorgestellt:

Die Logik hinter den Vertriebsbelegen 

Vertriebsbelege sind Belege in deiner Datenbank, welche die Geschäftsvorfälle im Vertrieb abbildet. 

In der Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] findest du alle erstellten Belege, die du bearbeiten, ausdrucken oder auch per E-Mail schicken kannst.

Für jede in reybex eingehende Bestellung wird ein Auftrag angelegt, den du bearbeiten kannst. Aus Angeboten kannst du Aufträge erstellen, aus Aufträgen Rechnungen, aus Rechnungen Lieferscheine usw. ohne alle Daten erneut eingeben zu müssen, denn sie werden aus dem "Vorbeleg" automatisch übernommen. Selbstverständlich kannst jederzeit auch händisch eine neue Belegreihe für ein Bestellung anlegen. 

Nun möchten wir dir den Umgang mit Vertriebsbelegen zeigen.

Vertriebsbelege erstellen

Über die Transaktion Vertriebsbelege [SAL05] öffnest du eine Tabelle, in welcher dir deine offenen Belege angezeigt werden. Dies können Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Aufträge Gutschriften usw. sein.

Erledigte Belege anzeigen

Standardmäßig ist in der Tabelle zu den Vertriebsbelegen der Filter so gesetzt, das alle nicht erledigten, also offenen Belege angezeigt werden. Wenn du die erledigten Belege sehen möchtest, klicke in der Tabellenspalte Status neben dem Begriff erledigt auf das gelbe X. Nun werden zusätzlich Belege angezeigt, welche bereits erledigt sind. Wenn du nur die erledigten Belege sehen möchtest, dann klicke auf das kleine Dreieck neben der Spaltenüberschirft Status und gib den Filter entsprechend ein. Alternativ trage in das Feld unter der Spaltenüberschrift Status das Wort offen ein. Dann werden alle offenen Belege von der Ansicht ausgeschlossen.  

Hinweis: Ein Beleg wird so lange als offen angezeigt, bis der darauf folgende Beleg erstellt wurde: Aus einem Angebot wird ein Auftrag. Dann wird das Angebot als erledigt angezeigt. Aus einem Auftrag wird ein Lieferschein: Der Auftrag wird
als erledigt angezeigt. Aus einem Lieferschein wird eine Rechnung: Der Lieferschein wird als erledigt angezeigt. Die Rechnung wird in der Regel immer so lange als offen angezeigt, bis eine Gutschrift erstellt wird.

Layout wählen

Oberhalb der Tabelle gibt es den Button fürs Ausdrucken der Belege.

Wähle einen oder mehrere Belege aus, indem du in den Checkboxen davor die Häkchen setzt und gehe auf den Drucken-Button.  


Es öffnet sich das Drucker-Menü. Hier hast du die Auswahl zwischen mehreren Layouts. (Die Layouts legst du in den Prüftabellen [BAS01] fest. Hierfür ist es ratsam einen fachlich versierten Kollegen heranzuholen, da die Vorlagen als JRXML-Datei hinterlegt werden. Gerne kannst du auch das reybex Team hierzu ansprechen.)
Nachdem du ein Layout ausgewählt hast, kannst du wählen zwischen:
Datei speichern:
Die Belege stehen im Download-Ordner deines Rechners bereit.
Druckvorschau:
Die Belege werden als PDF Dokument zur Vorschau angezeigt.
Drucken: Die Belege werden sofort ausgeduckt. 

Belege löschen

Du kannst deine Belege löschen. Setze das Häkchen in der Checkbox vor dem gewünschten Beleg und klicke auf den Löschen-Button.

Belege können in zwei Fällen nicht gelöscht werden:

  1. Wenn dieser Beleg schon verwendet wird (z.B. wenn die Rechnung schon im Lieferschein enthalten ist).
  2. Wenn der Vertriebsbeleg an die Buchhandlung übergeben ist.

Hinweis: Gelöschte Belege sind in der Spalte Gelöscht jederzeit herausfilterbar und  können eingesehen bzw. durch erneutes speichern wieder aktiviert werden.

E-Mail-Adressen-Findung

Belege versendest du ganz leicht per E-Mail. Setze das Häkchen bei dem Beleg, der verschickt werden soll und klicke auf den E-Mail-Button. Wähle Vorschau aus, wenn die E-Mail noch einmal prüfen oder editieren möchtest. Mit Klick auf Direktversand wird sie sofort verschickt.  

Die E-Mail mit der Rechnung wird an die Adresse zugesendet, die bei den Kontakten
für diese Firma/Person eingetragen ist.


Wenn du diech im Vorschaufenster befindest, kannst du mit Klick auf den Plus-Button weitere Dateien anhängen:

Den Empfänger kannst du auch selbst ändern und neu auswählen oder, falls es ihn in der vorhandenen Liste nicht gibt, händisch eintragen.

Weitere Bedienelemente 

Aus jedem Vertriebsbeleg kannst du einen neuen Beleg erstellen. Zum Beispiel kannst du aus einem Auftrag direkt einen Lieferschein erstellen. Wähle den Auftrag aus, klicke auf den Neu-Button (1) und wähle Lieferschein

Du kannst jeden beliebigen Vertriebsbeleg mit einem Häkchen markieren und mit Klick auf den Bearbeiten-Button (2) abändern.

Mit einem Klick auf den Order Import-Button (3) importierst du deine Bestellungen von deinen Online Shops und Online Marktplätzen.

Ist für einen Beleg eine Liefersperre aktiviert, kannst du diese aufheben. Setze bei dem Beleg, für welchen die Liefersperre aktiviert war ein Häkchen in der Checkbox. Klicke auf den Liefersperre aufheben-Button (4) und du kannst die Lieferung der bestellten Artikel abschließen. 

Du kannst die Vertriebsbelege als PDF Datei oder als Excel Tabelle öffnen. Klicke dafür auf die entsprechenden Buttons PDF (5) oder Excel (6).

Did this answer your question?